接待・会食のルールとマナー 仕事・ビジネスで恥ずかしくない振舞いと約束

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忘年会・新年会とお客様などの取引先との接待や会食の席が増える季節です。
そんな季節に合わせて今回は「接待・会食のルールとマナー」です。上司や先輩に教えられたマナーで本当に大丈夫ですか!?今一度チェックしておくことも大切です。

接待・会食のための事前準備

接待や会食は事前準備が一番といって良いほど大切です。お店選びから参加者への連絡、当日の進行などいろいろ手配したり予定したりしなければいけないことがたくさんあります。接待や会食もあくまで仕事の一環ですので仕事としてきっちりとやりましょう。

参加者の決定

接待の場合はお客様とランクのあった上司に同席してもらうようにしましょう。参加者を募ることが多い忘年会や新年会とは違い、あくまで接待ですから人選も相手の状況等に合わせるようにします。また、人選については上司や先輩に相談してから予算に見合った人選をすることが必要です。大人数で押し掛ければ良いというものでもありません。

お店探し

相手の好みに合わせた店選びがベターです。食べ物は何が好きか?ドリンクは何が好きか?
なじみのお客様であれば上司や先輩が好みや好きな店を知っている可能性もあるので一度確かめてみましょう。

そしてお店の候補が決まって予約する前には上司や先輩の確認をとるようにしましょう。

お店選びのチェックポイント

  • お客様や取引先、上司の好みはチェックできているか
  • タバコが嫌いな禁煙者の方はいるかどうか
  • 駅や先様の会社からの距離
  • 支払い方法(現金・クレジット)の確認
  • アレルギー等の確認
  • 完全禁煙の場合の喫煙場所
  • 接客レベルや店自体の雰囲気
  • 個室があるかどうか

予約

お店が決定したら次は予約です。予約に関しては下の予約時のチェックポイントを見ながら予約しましょう。もちろんこのチェックリストが全てではないので都度必要なことは事前に伝えましょう。

また、予約する時間はお店側の忙しい時間帯は避けた方が丁寧に対応してもらえる可能性が高いです。例えば、ランチタイムやディナータイム、仕込み時間などは避けて連絡した方が良いです。

予約時のチェックポイント

  • 日時
  • 人数
  • 予算
  • メニュー
  • 席の希望(個室が希望・窓際が希望など)
  • 希望(誕生日の方がいるときはケーキなど)

もちろん、予約が取れた後には上司や先輩へ報告するようにしましょう。仕事は何かと「ホウレンソウ」が大切です。

連絡と出欠の確認

接待や会食はお店の予約ができたからといって油断はできません。次は参加者全員への連絡です。連絡についても下の参加者への連絡項目チェックリストを参考にしながら、漏れがないかチェックしてください。

参加者への連絡項目チェックリスト

  • 日時
  • 店名
  • 住所
  • お店までの最寄りの駅や先様からのアクセス
  • 電話番号
  • 参加者
  • お店の方法(URLなど)
  • 予約されている名前

連絡については最終の確認およびリマインドとして前日に必ず参加者全員に連絡をいれましょう。

入店から着席までのポイント

入店の仕方・方法

入店には順番のルールとマナーがあります。

入店の流れ

入店順1
お客様や取引先様
お客様や取引先様と同伴の場合はまずはお客様や取引先様に入店してもらいます。
入店順2
上司・先輩
上司・先輩が同伴の場合はお客様や取引先様の次に上司・先輩に先に入店してもらいます。
入店順3
本人
最後に自分が入店するようにします。

受付

自身の名前で予約している場合は受付では自分が主役です。
「○○時から予約している△△です。今日はお願いします。」と丁寧にお店側に伝えましょう。

冬場だと可能であれば上着等を預かってもらえるか確認してください。このとき預かり番号等を受け取った場合はできることなら無くさないように管理してください。上着を預ける場合は貴重品等入ってないかお客様や上司に確認してください。

テーブルや座敷などへ案内されるまで

いくら馴染みのお店だったとしてもやってはいけないことは自身が先頭に立って案内することです。お店での案内はあくまでお店の方にまかせましょう。

案内される順番

先頭
お店の方
先頭はお店の案内係りの方です。
歩く順1
お客様や取引先様
お客様や取引先様と同伴の場合はまずはお客様や取引先様にお店の方について歩いてもらいます。
歩く順2
上司・先輩
上司・先輩が同伴の場合はお客様や取引先様の次に上司・先輩にお店の方について歩いてもらいます。
歩く順3
本人
最後に自分がついていくようにします。

案内される時に大声で会話をしたり、靴をすって歩いたりとマナーのよくない行動はお店の迷惑にもなりますので避けてください。

席への座り方・つき方

お客様や上司が着席されるまで自身が着席するのは待ちましょう。
お店の方が椅子を引いてくれて席につく場合は、椅子の左側から椅子の前に移動します。着席後はお店の方にお礼を伝えてください。

席には「上座」「下座」といった席次があります。接待や会食ではこの席次がかなり大事になります。絶対に間違った席にすわらないようにしましょう。

覚えておきたいビジネスマナー!席次についてイメージ@complesso.jp会議・打ち合わせの席次・席順についてまとめました。上座と下座は大事なビジネスルールでマナーです。

気をつけよう注文の仕方

基本的には接待や会食はコースやおまかせがおすすめです。メニューから選ぶ場合、遠慮されるお客様もいらっしゃるでしょうし。
コースやおまかせじゃない場合はお客様の好みお優先的に注文します。とはいえ、ある程度の予算がありますのでそのあたりはうまく調整します。

食事はじめには乾杯(食前酒)がマナーです。アルコールがダメな方もこのときばかりはグラスやコップを持って乾杯をしてください。
アルコールがダメなお客様へはソフトドリンクやお水の手配も忘れずに。

お客様や上司のグラスがあいてないか、料理はでているか、常に気を配りスムーズな接待ができるようにこころがけましょう。

お会計から退店までのポイント

お会計はいつやるの?

一般的にはお会計は「レジでのチェック」「テーブルチェック」の2通りあります。

レジでのチェックの場合

お客様に気づかれないようにトイレに行くふりをしてついでに会計をすましましょう。

テーブルチェックの場合

お客様がトイレ等に行かれた時にすませるか、事前に支払いを済ませておくなどしましょう。
接待される側の時は終盤に気をきかせてトイレなど少し間をあけましょう。

タクシーや代行の手配

接待が終わるまでの間に必要な台数だけタクシーを手配しときます。また、お客様に負担をかけないように事前に支払いをすませておいてください。