お客様や取引先様が来社してはじめて自社に接するのは受付と案内のタイミングです。言い換えれば自社の印象がここで決まってしまうと言っても過言ではありません。そこで今回のルールとマナーは仕事でお客様や取引先を接客する際のルールとマナーです。
廊下や通路でのご案内のルールとマナー
まずはお客様に今から向かう先を「第二会議室へご案内します。」のように伝えましょう。
お客様や取引先様に歩いていただく廊下の場所が真ん中（中央）となります。あくまで御来社されたお客様や取引先様が主役です。案内人である自身は来客された方の２、３歩前の右斜め前方を歩きましょう。廊下では中央が上座で右端が下座になっています。この時さっさと歩くのではなく、お客様を振り返りついてきていただいているか確認しながら目指す部屋へ進んでください。
自身が慣れた社内でもお客様は初めてですので気遣いを忘れずにお願いします。例えば足下など注意しなければいけない場所がある場合は「足下にお気をつけください」と一声かけてください。社内を案内しているということを忘れずにしましょう。
エレベーターでのご案内のルールとマナー
エレベーターのシチュエーションを想像してください。乗る前・乗っている時・降りる時・３つのシチュエーションがあります。今回はそれぞれのシチュエーションでのご案内ルールとマナーを紹介します。
乗る前
エレベーターのボタンは自身が押します。決してお客様にボタンを押させたりしないように心がけます。
乗っている時
エレベーター内ではここが一番のポイントです。なぜならばここでもシチュエーションが２つあるからです。中にだれかが乗っている時・乗っていない時です。ここではそれぞれについて紹介します。
エレベーターに先に誰かが乗っている時
エレベーターでのご案内のルールとマナー
お客様に先エレベーターに乗っていただきます。
もちろん一声かけます。「お先にどうぞ」「お先にご乗車ください」などです。
エレベーターでは基本的にドアを自身の手で押さえながらお客様にはご乗車いただき、コントローラーの前が空いていればそこに自身はポジションをとります。お客様が複数人の場合はもちろん一番最後に乗車します。コントローラーの前が空いていない時は無理やり手を伸ばしてボタンを押すのではなく、「○階をお願いします」とお願いしましょう。「ありがとうございます」も忘れずに！
エレベーターに誰も乗っていない時
エレベーターに誰も乗っていない時は自身が先に乗り込み「開ボタン」を押しつつ、ドアを抑えながらお客様にご乗車していただきます。この時「お先に失礼いたします」「どうぞ」とお声がけをします。
エレベーターでのご案内のルールとマナー
もちろん誰ものっていないのですからコントローラーの前には自身がたって行き先階を押してください。
降りる時
降りる時はコントローラーの「開ボタン」を押せる場合は押しながらドアを抑えてお客様に先に降りていただきます。自身は一番最後に降りて前屈みになりながらお客様を追い越し先頭に立って案内するようにします。
階段やエスカレーターでのご案内のルールとマナー
階段やエスカレーターにも上座・下座がありますがご案内の場合は自身が前を歩きます。ご案内じゃない場合は降りる時は自身が先頭、上がる時は自身が下となります。とはいえ、自身が上になるのですから、「失礼いたします」などお声がけをした方が失礼はありませんね。
エスカレーターでのご案内
入室する時のルールとマナー
入室する際はドアを開ける前にノックが必要です。お客様に先に入っていただくのは言うまでもなく、上座に案内してください。
会議・打ち合わせの席次・席順について 上座や下座のビジネスルールとマナー
お客様がコートや上着をもたれている場合はそちらも「お預かりいたしましょうか？」とお声がけしてからハンガーなどにかけてください。
とはいえ、やはり心がけが大事
特に初めて御来社されるお客様はわからないことだらけです。お客様が不安にならないように明るく丁寧にご案内するように心がけてください。また部屋を間違えたり、待たせたりと失礼がないようにしましょう。
