FAXはメールやLINEなどの登場により昔に比べてその使用頻度はかなり落ちましたが、今だに重要なビジネス上のコミュニケーション手段の一つであることは間違いありません。
今回はFAXを利用する際の注意点とマナーやルールを紹介していきます。
Faxで送りたい原稿の作成方法
原稿の作成方法で注意すべきポイントは４点です。
薄い色は使わない
Faxでは薄い色は見辛くなりますので、あまり使用しないようにしましょう。
小さい文字は使わない
小さい文字は送信時に潰れたりしやすいので、使用はおすすめしません。
行間や文字間をつめすぎない
行間や文字間をつめすぎると、これも送信時に読みづらくなる可能性があります。
極力黒色を使う
Faxでは黒色がやはり一番見やすい文字色になります。極力ファクスの文字色は黒色がおすすめです。太さや大きさで見やすい書類を作りましょう。
Fax送信用紙・表書きを用意する
FAXでいきなり内容ページを送るのはマナーとしてはよろしくありません。必ず送信用紙や表書きと言われるものを１枚目に送ってください。送信用紙や表書きには送り先の会社名や担当者の名前などを記載します。FAXはどうしても文字が見辛かったりするので、PCで入力されたものの方が良いと思います。また、送信用紙や表書きのテンプレートもデータで作っておくと便利です。
会社名・部署名・個人名など
読まれるとよくない人に読まれる可能性のあるのがFAXですので、あまり案件名などは送信用紙・表書きには書かない方が無難です。
◾️送信元について
会社名・部署名・個人名・電話・FAX番号・ロゴ等
◾️日付
◾️送信枚数
必要な項目を入れた後、メッセージ欄には簡単な季節のご挨拶や案件の内容に触れないお礼や挨拶を書き、何の書類をお送りするか（例：見積書 1枚）などを添えるといいかもしれません。
送信先を２度以上確認する
見積書などのFAXを間違えて違う番号に送ってしまったら、、、これはメールの送り間違い以上に問題になるケースもあります。現在、情報漏えいは大きな問題となりえますので、そういった事故を未然に防ぐためにも送信前に最低２回は送り先のFAX番号を確認するようにしましょう。声に出して確認するとなおよしです。自分自身は間違えてないつもりが、押し間違いなどミスは簡単に起こります。
枚数が多い場合は送信前に連絡する
最近のビジネス用のファクスはデータで保存できるものが多いですが、一応送信枚数が多い場合はFAXの送信前に電話やメールなどで連絡しておくことをおすすめします。感熱紙タイプのFAXを使われている先だった場合は大変なことになります。
セキュリティレベルの高い文章は送らない
Faxは送り先の方に確実に届くかはわかりません。送り先の担当者の方以外の方がFaxを受け取るケースもありますので、郵便の「親展」に近いような内容のものは送らないようにした方が無難です。
送信が終わったら一報いれる
Faxは受け手に確実に届いているかどうかが分かりません。マナーとして届いているかの確認はしましょう。
Faxを受信した場合の対応
Fax受信側の場合のマナーというか心遣いです。以下に記載の対応以外にもちょっとした心遣いをしましょう。
受信した旨の一報をいれる
ファクスを受け取ったら送り元に連絡を入れてください。
Faxが届いていることを発見した場合
複合機などにFaxが届いていたら、宛先の社員に教えてあげましょう。繰り返し、ちょっとした心遣いですね。
仕事で恥をかきたくない！！という方におすすめの書籍
社会人になっていろいろとマナーや礼儀というものが重要視される機会が増えます。そんな時に１冊の本を手元においておくのはどうでしょうか？
これ1冊でOK! 社会人のための基本のビジネスマナー
典型的な失敗例などが漫画で紹介されたりとかなり読みやすい構成になっています。電話やメール、仕事上の書類や文章の書き方など本当にわかりやすく紹介されています。
最新ビジネスマナーと今さら聞けない仕事の超基本
こちらの本はSNSやメッセージアプリなどの最近多くの問題がでているツールのマナーから社会人としての円滑な人間関係の構築やコミュニケーションのとりかたなども図などでわかりやすく説明してくれています。
入社1年目ビジネスマナーの教科書
名前通り広く浅く社会人、ビジネスマンとして最低限のマナーが紹介されています。正直１年目じゃなくても改めて読んでみても良い本だと思いました。
