名刺交換はビジネスマンとしての最低限必要な儀式です。営業職の方だけでなく技術職の方や事務・総務系の方もいつその機会がでてくるかわからないので最低限覚えておきたい社会人としてのマナーです。そこで今回は名刺交換のルールとマナーです。
名刺交換は取引のスタート地点
名刺交換は自分を知ってもらい、相手のことを知れる最初のチャンスという意味では取引のスタート地点と言っても過言ではありません。名刺は相手自身を語るものであり、自分自身を語るものです。もちろん名刺自体だけではなく名刺を交換するという行為自体が自分を表すことになります。そんな意味では、はじめは名刺交換だけでも緊張したものです。
今回はそんなビジネスに必須の名刺交換のルールとマナーを紹介します。
名刺交換の流れ
名刺交換には実は３つのシチュエーションが存在します。お互いで交換する場合・こちらの名刺だけ渡す場合・名刺を受け取るだけの場合です。まずはそれぞれの流れを見ていきます。
これが一番多いお互いで交換する場合
まずは一番多いであろうお互いで交換する場合です。基本的にはお客様に先に渡して受け取るのはあとです。
お互いで交換する場合
基本的にはこういった流れになります。スムーズに行えるようにロープレなどで練習しておいてください。
こちらの名刺だけ渡す場合
以前名刺を受け取っている時や相手が名刺をもっていないタイミングでは自分だけ名刺を渡すことになります。
渡すときに気をつけること
名刺を受け取るだけの場合
例えば以前名刺を受け取っていた場合や偶然名刺を持っていないタイミングで名刺をもらう場合などのケースがあります。
名刺を受け取る
そのまま立ち話などをする場合は名刺をできるだけ胸の高さから下げないようにします。
名刺交換で注意すること・気にすること
きれいな名刺を常に持ち歩く
名刺は自分自身を表すものといっても過言ではありません。汚れていたり、折れていたり、破れていたりとみっともない名刺を持ち歩くのはやめた方が良いでしょう。名刺入れの中の名刺はこまめにチェックしてください。
面談中の名刺の並べ方
面談中は相手の名刺を名刺入れの上にセットし机の上におきます。相手が複数人いる場合は一番上席の方の名刺を名刺入れの上におきます。
また複数人の会議などの場合は相手の席順に合わせて名刺を置いておくことをおすすめします。
名刺を忘れて帰る
これは最悪です。最悪の最悪です。名刺は相手の方そのものと思って丁重に扱ってください。
名刺を落とす
これも注意してください。名刺は相手の方そのものと思って丁重に扱うのは先ほどと同じですが、万が一落としてしまった場合は「大変失礼いたしました」ときちんと謝罪してください。
名刺入れがパンパン
時として名刺いれがパンパンになってしまっている人がいますが、名刺の整理をしていないことが丸わかりです。交換した名刺は毎日きちんと整理するようにしてください。
名刺を切らしている場合は！？
万が一名刺を切らしてしまっている場合は「申し訳ございません、名刺を切らしていまして〇〇株式会社〇〇部の〇〇です」と伝えてください。いただいた名刺は大切に扱い、会社に戻ってから名刺のPDFデータなどをメール等で送ってください。
名刺入れを選ぶ時のポイント
名刺入れを選ぶ時はまずは清潔感のあるものにしてください。それ以外もできるだけという範囲ではありますが、自身の個性より世間体と使い勝手を優先した方が無難です。
- 清潔感のあるもの
- マチの幅のあるもの
- 間仕切りのあるもの
- 基本的には革製がおすすめ
名刺管理のおすすめの方法
いただいた名刺はきちんと管理するようにしてください。最近では名刺管理アプリなど便利がものが揃っていますが今回はアナログのおすすめの管理方法を紹介します。
- 名刺専用のファイルケースやボックスを使う
- 定期的に整理する
- あいうえお順か業種順で並べる
- 並べ方は会社名→個人名にする
- 年度ごとにファイルやボックスをわけると便利
- 使わなくなった名刺や退職された方の名刺は処分する
今回は名刺交換だけではなく名刺入れや名刺の管理方法についても記載してみました。
ビジネスの参考にしてください。
