【社外文書のルールとマナー】 取引先へのビジネス文書の書き方とポイント

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仕事をやればやるほどビジネス文書を書く回数って増えてきますよね?ビジネス文書の決まり事を覚えておくとより短時間でミスのないビジネス文書が作れます。単なる書類でもなくメモでもなく、あくまで「ビジネス文書」ですのでルールやマナーは存在します。今回はそんな「ビジネス文書」の中でも社外文書のルールやマナー、決まり事について紹介します。

ビジネス文書の基本の基本

日本にはたくさんの会社がありますが、各社ごとにビジネス文書のフォーマットがある場合が多いと思います。また会社ごとに社外文書の作り方のルールがある会社も多いと思います。そんなルールがある会社の場合は絶対にそのルールを守るようにしましょう。ルールがないと思っていても実際上司や先輩に確認すると存在するケースもあります。社外への文書だけはなく、社内への文書もまた同じくです。ビジネス文書はあくまでも会社の顔となるものなので注意しましょう。

社外文書の種類

ビジネス文書の中の社外文書には大きく分けて「連絡文書」と「社交文書」があります。まずは「連絡文書」と「社交文書」の違いと概要をおさえておきます。

連絡文書

多くは社外との事務的な内容の文書になります。注文書・見積書・納品書・積算書・請求書・依頼状・提案書・報告書などが「連絡文書」にあたります。営業の仕事をしている方は特に頻繁に作ることが多いのではないでしょうか?

社交文書

社交文書とは招待状・挨拶状・お詫びの文書・お礼状などが「社交文書」にあたります。100周年パーティなどで取引先や関係者に招待状を送るケースや仕事でお世話になった際などに送るお礼状など、日々の仕事の中で定期的に作らないものも多いですね。

社外文書(連絡文書)に入れるべき10要素

送信先の宛名

上から順番に「相手方の会社名」「部署名」「役職名」「担当者名」「敬称」を記載します。「相手方の会社名」は1pt大きい文字でも良いと思います。「相手方の会社名」は通常左上に記載します。

社外文書のルールとマナー

社外文書のルールとマナー

件名

この文書自体がいったい何についての文書なのか一目ではっきりとわかるように、大き目の文字サイズで中央に記載します。書き方としては
「〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇について」
「〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇の件」
などが好ましいでしょう。

社外文書のルールとマナー(件名)

社外文書のルールとマナー(件名)

日時

日時には作成日時ではなく発信日時をいれます。もちろん
でいれますが、西暦でも和暦でも大丈夫です。いつ送ったのかが後々のトラブルを防ぎスムーズな仕事ができるようになります。

日時は書類の右上に一回り小さい文字サイズで記載します。

社外文書のルールとマナー(日時)

社外文書のルールとマナー(日時)

作成者

作成者はあなた自身の名前です。もし代理で作る場合は本人の名前を記載します。記載内容は上から「会社名」「部署名」「役職名」「担当者名」です。

社外文書のルールとマナー(作成者)

社外文書のルールとマナー(作成者)

前文

前文は「頭語」と「時候・季節の挨拶」で始めるのが一般的です。「頭語」は「拝啓」、「時候・季節の挨拶」は毎月のものを1パターン決めておくと毎回悩んだり、調べたりする手間が省けます。

時候・季節の挨拶

1月 寒冷の候
2月 向春の候
3月 早春の候
4月 春暖の候
5月 若葉の候
6月 向暑の候
7月 盛夏の候
8月 晩夏の候
9月 新秋の候
10月 清秋の候
11月 深秋の候
12月 師走の候
社外文書のルールとマナー(前文)

社外文書のルールとマナー(前文)

主文

主文」はここから「主文」がはじまりますよ!とわかるように、「さて」などの起こし言葉ではじめ、その後に内容を書いていきます。この時句読点などは適度にいれるようにしましょう。句読点が少なすぎたり、多すぎたりすると読みづらい文章になってしまいます。

社外文書のルールとマナー(主文)

社外文書のルールとマナー(主文)

末文

末文」は最後の結びの文章です。挨拶的な要素が入るケースが多いですね。最後に「結語」を忘れないようにしましょう。

社外文書のルールとマナー(末文)

社外文書のルールとマナー(末文)

別記

別記」は例えば日時や場所、人数など主文内にいれてしまうより箇条書きにした方が見やすくなる内容、わかりやすくなる内容を記載します。あえて別に記載した方が良い内容の時に使うので、特段の内容がない場合は省いて問題ありません。

社外文書のルールとマナー(別記)

社外文書のルールとマナー(別記)

追記

追記」は、「追伸」とか「P.S.」のことです。ただビジネス文書、特に社外文書では「追伸」とか「P.S.」とは書かずに「追記」としてください。

追記」には別途添付書類がある場合などその枚数を書いたりします。

社外文書のルールとマナー(追記)

社外文書のルールとマナー(追記)

最終結語

別記」や「追記」がある社外書類の場合は「以上」と「最終結語」が必要です。

社外文書のルールとマナー(最終結語)

社外文書のルールとマナー(最終結語)

【補足】書類ナンバー

見積書や請求書でご覧になったことがあると思いますが、よく書類の右上にナンバリングされていることがあります。こういった社外向けの書類に関しては、つけておいた方が良いと思います。

最後に

今回スクショをとるために作ったサンプルをこちらからダウンロードできますので、お求めの際はどうぞ!

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp読みやすいビジネス文書の作り方 整った書類を作成するコツ