テレワーク導入に関しての課題は大きくシステム・ハードウェア・労務面の仕組み作りや管理・仕事環境の整備と3つのポイントに分けられます。最終的にはこの3つのポイントにそって細かいルールや規定を作っていきます。今回は3つのポイントそれぞれについて制度化していく段階で注意すべき着眼点などをまとめます。
システム・ハードウェア
テレワーク導入のために必要な3つのポイント
テレワークにおいて用いるシステム・ハードウェアはもちろん通信ができることが前提です。通信ができるとなると心配になってくるのはセキュリティだと思います。個人のパソコンの管理が煩雑になり大切な個人情報やデータが大量に社外に流出してしまえば大事件どころか謝ってすむことではなくなってしまいます。場合によっては多額の損害賠償も求められるでしょう。
そんな心配なセキュリティ面ですがシンクライアントソリューションといってノートPCやタブレットなどにはデータを残さずリモートする仕組みです。この方法だと万が一ノートPCやタブレットをどこかに置き忘れてもデータがどこかに流出してしまう危険性はありません。さらにはノートPCやタブレットにはほとんど機能をもたせず社内やサーバにデスクトップがある仮想デスクトップ環境での作業も可能になりました。いわゆるVDIという方式です。
現在ではテレビ会議やチャットツールをはじめとしたテレワークに必要な仕組みが1パッケージになったサービスも登場しています。ただし、中小企業で導入する際にはいきなりそういった有料サービスを利用するのではなく、重要なデータや情報を扱わずに無料のサービスを組み合わせてテレワークの導入実験をしてみるのも良いかもしれません。
こういった状況からもシステムやハードウェアについては扱うデータや行う仕事によって求められるスペックや機能がかわってきます。小規模事業者がテレワークを導入する場合にはでまずはテレワークで行う業務とその業務範囲を決定し、できるかぎりフリーのシステムやすでにあるハードウェアで実験し、導入コストを落とす方向で進めることをおすすめします。
労務面の仕組み作りや管理
テレワーク導入のために必要な3つのポイント
テレワークにおいては労働時間をどのように考えるのかが1つのポイントになってきます。代表的な方法としては事業場外みなし労働時間制と通常勤務と同じように労働時間を考える方法です。
事業場外みなし労働時間制とは労働者が労働時間の全部または一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定しがたい時は所定労働時間労働したものとみなすという労働基準法38条の2第1項で定められている制度です。テレワークは自宅やコワーキングスペース、カフェなどで行う場合が多く、そういった場所は事業場外となります。「なるほど事業場外であればこの制度を適用できるのか！」と思うとそうではありません。よく読むと労働時間を算定しがたい時となっていますよね？ここがポイントでテレワークの場合は事業場外といえども通信使って同じ仕事をしているとも考えられるのでこの事業場外みなし労働時間制が適用できるかどうかは微妙ですので、専門家に一度相談してください。
通常勤務と同じように労働時間を考える場合はいかにその点を管理者が管理・把握するかが肝になります。制度として導入すべきは、例えば朝礼をやっていた会社だと代替方法を考える必要があり、１日の終わりにどのように業務の進捗情報をチームで共有するのかなど多岐にわたります。さらには働きすぎてないかの管理なども必要になります。
あとは、評価制度が課題になると思いますが、先に述べた課題も含めて、週何日テレワーク制度を導入するのかでも事前考える事柄が大きく変わってきます。ですので、初めてテレワークを導入する際はまずは1日から試験導入してみて課題をだしていくというのはいかがでしょうか？
仕事環境の整備
テレワーク導入のために必要な3つのポイント
最後は仕事環境についてになります。テレワークにおいては実はここが最大の課題になってくる可能性があります。寝っ転がりながらとかコタツでということで良いですか？せめて仕事として捉えてデスクで仕事はしてほしいものですよね。とはいえ社員全てがそのような環境が自宅にない場合もあり、そういった場合にどう対処するのか？またチェアではなくコタツなどで長時間仕事をすると腰痛の原因となったりもしますので健康問題への配慮も必要です。ある程度の規定作りは必要でしょう。
仕事に集中できる環境が自宅にあるかという点も課題です。集中できていないと思わぬミスがでたりもします。軽度のミスであればまだしも取り返しのつかないメールの誤送信などが発生した場合は目もあてられません。
テレワークを会社の制度として導入する際には推奨執務環境を規定し、その環境を用意できる従業員にのみテレワークを許可するなどの制度も必要かもしれません。
