ビジネスで社外文書を郵送で送る時、商用や一般的な文書の場合は、会社のロゴの入った封筒を使う事がほとんどだと思います。ですが内容によって封筒を使い分ける必要がある場合もあるそうです。
今回は、ビジネスで郵送やお渡しする文書のための封筒の使い分けについてご紹介します。
ビジネス文書のための封筒の種類と用途
ビジネス文書は、お客様や取引先などへの文書の用途は次の様なものがあります。
| 文書の種類 | 使用する時の一例 |
|---|---|
| お知らせや挨拶の様な一般的な社外用文書 | 商品や製品に関するお知らせ・案内など通常の業務で使用される文書 |
| 請求書や領収書などの事務的な文書 | 見積もり依頼や見積もり書送付案内、請求書・領収書などの送付文書 |
| 招待状や挨拶状などの文書 | イベントの招待状や引越し・移転挨拶、新担当などの挨拶 |
| お礼状やお祝い状などの改まった文書 | お相手の就任祝いやご結婚のお祝い、頂いたお祝い状に返すお礼状など |
| お見舞い状や、お悔やみ状などの葬礼関連の文書 | お見舞いやお悔やみ状、会葬へ来てくださった方への礼状など |
文書別に使用される封筒
| 封筒の種類 | 使用する文書 |
|---|---|
| 和封筒（社名ロゴ入り） | 一般的な社外用文書 |
| 茶封筒 | 事務的な文書（会社によっては社名封筒に請求書在中などの判子を押す場合もあります。） |
| 洋封筒（角形） | 招待状や挨拶状などの文書 |
| 和封筒（二重） | 招待状や挨拶状などの文書。内側には中紙が貼ってあり中身が透けないのが特徴 |
| 和封筒（一重） | お見舞いやお悔やみ状、会葬へ来てくださった方への礼状。「不幸が重なる」と二重袋が忌み嫌われているため |
封筒の宛名書きに使用する筆記用具は？
通常、宛名書きを手書きでする場合、ボールペン、万年筆、サインペンを使用することが一般的と言われています。目上のへ出す場合は、黒いインクの万年筆を使うと、より丁寧な文書と感じていただけるでしょう。
招待状や挨拶状、葬礼関係の封書の宛名書きには毛筆や筆ペンを使用します。お祝い系の文書には、濃い墨、葬礼系の文書の場合は薄墨と言われるグレーの墨で宛名書きをします。
請求書などの事務的な文書やダイレクトメールのように、数が多い封書の場合は、宛名も印刷をしてシール貼りなどで対応することはマナーとして問題ありません。
送る用途で封筒や筆記具、手書き・印刷も使い分けをして、お相手の方へ丁寧な対応となるよう心がける必要があります。
観てもらいたい動画！！
