仕事やビジネスで使うメールの注意点 トラブルの防ぎ方と送信ミスの対処方法

ビジネスメールのマナーとルール これを読めば一通り大丈夫

以前の記事で書いた「ビジネスメールのマナーとルール これを読めば一通り大丈夫」では仕事でのメールのやりとりにおいてのポイントなどを記載しましたが、今回はそんな仕事やビジネスで使うメールの注意点とトラブルやミスを事前に防ぐ方法を紹介します。

ビジネスメールのマナーとルール これを読めば一通り大丈夫ビジネスメールのマナーとルール 絶対におさえておきたい書き方のポイント

メールでよくあるトラブル

文字化け

機種依存文字やHTML形式のメールにすると頻繁に文字化けが起こります。

機種依存文字を使っている

機種依存文字とはOS特有の文字などのことです。機種依存文字の中でも(株)などの特殊文字や丸の中に数字のある丸付き番号などはよく見かけます。代表的な機種依存文字は以下のとおりです。

代表的な機種依存文字

代表的な機種依存文字

メールの形式がテキスト形式になっていない

HTML形式のメールについても知らず知らずの間に設定がそうなっていたとか、初期設定をかえていないなどの理由から頻繁におこります。
他にはwebからコピーした時に見えない文字が混じっていて文字化してしまうケースもあります。Gmailをお使いの方は以下の記事でプレーンテキストモードでの送信設定してください。

メールイメージ@complesso.jpGmailでテキスト形式のメールを送る方法 プレーンテキストモードで送信して文字化けを防ぐ

特殊な文字コードを使っている

ブラウザメールを使っている方で多いのですが、ブラウザの文字コードがいつの間にか変わっているというケースです。相手の文字コードと合わないと文字化けを起こすことがありますので、確認してください。

メールの作成中に送信してしまった

ケースが2つあります。

1つ目は作ってる途中で誤操作で送ってしまうケース。もう一つは完成したと思って間違えて送ってしまったケース。
どちらにしろ問題がるのは同じで、Gmailとかだと送信中止にできたりしますが送ってしまったら同じこと、途中で送信してしまった場合はもう訂正と謝罪をするしかありませんね。

誤操作については落ち着いて作業をすること、間違いの場合は再度読み直して注意深く作業をすること、この2つしか対策はありません。

メールを送信したつもりで送信できてなかった

送信したつもりにならずに「送信済み」マークがついているかどうか確認しましょう。

ファイル容量が大きすぎて相手がメールを受信できなかった

Gmailでも「25M」以上はドライブ共有になりますが、今だに2M以上は受け付けない取引先のサーバもあります。あまり大きいファイルはファイル共有サービスを使うか、そもそも郵送に代えるかしましょう。あと、相手の都合を考えると大容量ファイルをスマホでダウンロードしてしまうと通信容量を大量に消費します。Wifiなら問題ないでしょうが、4Gだと完全に迷惑ですよね?ですので、大容量ファイルはメールで送らないように心がけましょう。

緊急度が高いにもかかわらずメールだけですました

メールだけのトラブルではありませんが、仕事やビジネスでメールを使う上でよく起こっているトラブルです。
「見てくれているはず」で進めていくと後々大きなトラブルになるケースがあります。
重要なメールや緊急度の高いメールはメールだけはなく、電話等で送信した旨の連絡をしましょう。

メールの送信先を間違えてしまった

一大事です。内容によってはさらに一大事です。
取り急ぎ間違えて送信した先様に連絡をいれてその旨謝罪してください。
場合によっては会社ぐるみの問題になるケースがありますので、状況によっては一度上司に相談してください。

メールに添付ファイルを添付し忘れた

よく起こります。こちらからだけはなくて、先様からのケースでもよくありますね。
添付を忘れた場合はすぐに、その旨とファイルを添付したメールを送りましょう。

先様からの添付忘れの場合は、そのファイル添付がもれている旨を丁寧に伝えてください。

メールでミスを最小限にする方法

ミスはメールだけにかぎらずどんなことでも起こります。
とはいえ、できるかぎり少なくしたいです。そこで最低限抑えておきたい注意点です。

読み返す・確認する

メールの内容だけではなくて、送信先、添付ファイルがついているかどうか、添付ファイルを間違えてないか、複数アドレスを使っている場合送信下が間違ってないか、文章に誤字脱字はないかと多くの確認点があります。このチェックを癖になるようにしたいところです。

送信済みになっていることを毎回確認する

せっかく頑張って作ったメールが先様に届いてなかったら何の意味もありません。送信したら絶対に「送信済み」になっているかしっかり確認してください。

受信したメールはすぐに確認する

受信したメールをほっておくならまだしも、斜め読みだけして放置という方がいますが失念する原因になります。
また、受信したメールが重要な内容や緊急性の高い内容かどうかもキチンと読まないとわかりません。
もちろん、重要な内容や緊急性の高い内容の場合はメール確認した旨を先様に連絡しておくのもベターです。

それでもメールミスを起こしてしまった場合は!?

適切なフォローをすることで多くの場合はそれほどの問題にはなりませんが、メールの誤送信などこととしだいによっては上司に報告してください。上司や会社の指示をもとに行動すべきこともあります。

ミスを起こさないことがもちろん大事ですが、そのミスを隠さず適切な対応をとるようにしましょう。

メールで使える定型句

はじまりの定型句
いつもお世話になっております。
いつもありがとうございます。
昨日はありがとうございました。
ご無沙汰しおります。
先日お伺いさせていただきました○○です。
締めの定型句
以上、よろしくお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
取り急ぎご報告まで。
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