社外の方、特にお客様やなどに送付する紙の文書には、伝えるべき内容はもちろんのこと、時候の挨拶やマナー的に丁寧にするべき項目などが記述される必要があります。
社外の方に見ていただくのに、ビジネスマナーとしても正しい書式に則った文書の構成要素をまとめてみました。
社外用文書の必要で基本的な項目構成とは？
宛名やタイトル、時候の挨拶など社外文書には、社内用とは違う必要な項目が構成されます。項目の名称とポイントをご紹介します。
文書の構成する要素名
| 必要な要素 | 構成要素の内容 |
| ①文書内容 | 文書を管理するために番号を入れる場合がありますが、これは必須ではないと考えます。会社や組織での決まったテンプレートで管理されている場合など、文書の重要度によって決められたルールで管理していきます。 |
| ②発信日時 | 日付は文書を作成した日ではなく、送付する年月日となり、元号、西暦で表記しますがビジネス文書としては元号を使用する事が多いようです。 |
| ③宛名（受け取り側） | 宛名は受け取る方の会社名、部署名、役職、氏名、様などの敬称の順番で記述します。 会社名は（株）などと省略をせず株式会社〇〇〇〇など正式名称で記述します。
敬称を過剰に付けすぎないよう注意しましょう。 |
| ④発信者名（送る側） | 文書を送る側、発信者の会社名、部署名、役職、氏名の順番で記述します。文書の内容などによって住所、電話番号、FAX番号を入れたり、押印する場合もあります。 |
| ⑤件名（タイトル） | 文書の内容がわかりやすい、具体的な件名にします。 |
| ⑥頭語 | 社外文書の場合、通常頭語から書き始めて、結語で終わります。手紙などの文書でよく使われる「拝啓」、「敬具」の他にも、丁寧な文書、急な文書、略式の文書などで使う頭語、結語は変わってきます。 |
| ⑦前文 | 頭語の次に、時候の挨拶の言葉が続きます。受け取る方への繁栄や日頃の感謝などを記述します。時候の挨拶は季節ごとに定形の言葉が入ります。 |
| ⑧主文 | 前文の文末を開業して、「さて」や「ところで」などの言葉を始めに入れ文書の用件内容を記述します。 |
| ⑨末文 | 主文の文末を締める文言を入れます。内容文から改行し「取り急ぎ」や「まずは」などの文言を末文の頭に入れ「ご案内まで」や「お知らせまで」、「お願い申し上げます」などといった挨拶的な言葉で締め括ります。 |
| ⑩結語 | 頭語と対応関係にある結語で文章を終わらせます。「拝啓」の場合は「敬具」等 |
| ⑪別記 | 主文の内容のポイントを整理した内容や、箇条書きでまとめられる内容、主文内容にある言葉の補足、例えば、日時・会場等のまとめや文面内に”担当者に連絡を〜”とあれば、担当者名や連絡先を記述するなどします。 センターに「記」と記述し、要点を書きます。 |
| ⑫文書の結語 | 文書の内容がこれ以上続かないということを伝えるために、最後に右寄せで「以上」と書き締め括ります。 |
会社内では通常、先輩の作った以前からある文書をテンプレートにして、必要事項だけ書き換えて作成することも多いでしょう。ルールやマナー的に必要な項目が分かっていれば、テンプレートがない場合でも送付するのにふさわしい文書に仕上げることも可能です。
会社独自の書き方の規則（文書番号等）もあるかもしれませんが、新規で作成する際など活用してみてください。
