上司に同行してもらう時のルールとマナー｜取引先に一緒に伺う時のポイント

上司との同行・先輩との同行、新入社員時代は特に多くあると思いますが、今回はそんな取引先への「同行のルールとマナー」です。当日までの流れとその中で必要な準備ややることをまとめてみます。

アポイントをとる

訪問する際には事前に取引先にアポイントをとります。アポイントは１週間前までにはとるようにします。もちろん同行前提で取引先にアポイントをとる場合は事前に上司のスケジュールを確認してから取引先に連絡しましょう。

アポイントをとる連絡では、「目的」「日時」「訪問するメンバー」「所要時間」を取引先にきちんと伝えましょう。面談の内容によっては取引先の担当者だけでなく、別部署の方を読んでもらえる可能性もでてきます。またアポイントをお願いする際には、２〜３パターン候補日を提示するようにすると相手も答えやすいでしょう。

アポイントをとる

訪問先の情報を集める

ホームページをチェックする

訪問先のホームページがある場合は必ずチェックしましょう。訪問目的以外の情報、例えば最近追加された新着情報や会社の歴史等はアイスブレイクのネタにもなるので要チェックです。

前任者や先輩から聞く

新規の訪問先ではなく既存の取引先で前任者がいる場合は引継ぎも兼ねて情報を教えもらいましょう。また、上司や先輩も既存の取引先であれば何か情報をもっている可能性がありますので、一度相談してみましょう。

訪問先の業界動向などをチェックする

インターネットや業界紙などで訪問先の情報収集をします。特に最新の業界動向などは面談ネタになりやすいのでできるかぎり情報を集めましょう。

事前に上司や先輩など同行する人と情報共有

集めた情報や作った資料は３日前までに一度同行メンバーと共有しましょう。ミーティング形式での情報共有がベターですが、メール等でもかまいません。３日前であれば資料等の手直しやブラッシュアップができます。また上司や先輩がすぐに確認できる状況であるともかぎりません。

ここでの情報共有の目的の１つは上司や先輩にアドバイスをもらうことなので、相談等あれば積極的に聞きましょう。

前日にやること

取引先へのリマインダ

前日に取引先に翌日訪問の挨拶をかねて「日時」「訪問するメンバー」等を連絡します。
事前連絡はメールアドレスを知っていればメールで充分ですが、訪問先の参加メンバーが複数人の場合は全員に送るようにしましょう。

同行メンバーへのリマインダ

同行する社内のメンバーには「出発時間」「移動手段」「訪問時間」「訪問先の社名」「訪問先の参加メンバー」「持参する資料」などを前日にリマインダとして連絡します。持参する資料はデータであればメールにデータも添付します。また、現地集合の際はその旨再度確認しておきましょう。