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読みやすいビジネス文書の作り方 整った書類を作成するコツ

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

普段何気に作っているビジネス書類ですが、実はいろいろと決まりや常識があります。今回はそんなビジネス書類の作り方から留め方、封筒の書き方まで紹介いたします。ビジネスで使用される普通の書類、自分で0から作り始めるとなんかバランスが悪いような気がしてきませんか?普段配布されたり、人からもらったものを何気なく見ていても自分で作り始めると意外と時間かかったりしてしまいます。
書類の見た目って気になりませんか?デザイン制作物ではないのでそこまで厳しく、細かく言われることはないと思いますが、少々気を使って作ってみてはいかがでしょうか?
今回はビジネス文書における見やすい文書のポイントをまとめてみます。

ビジネスのルールとマナー 【社外文書のルールとマナー】 取引先へのビジネス文書の書き方とポイント

おすすめフォントは「明朝」と「ゴシック」

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ

上記のような一例を作ってみました。書体が3〜4種使われています。この画像ではあまり気にならないかもしれませんが、書類って実はいろいろ目立たそうと思って複数の書体を使ってしまうとかえって見づらくなってしまうのです。だいたいWordなどで使う書体はMS明朝MSゴシックなどが一般的です。

ポップ体書体イメージ@complesso.jp

これはない・・・。チラシならまだしも正式な書類であるビジネス書類にポップ体などはありえないですよね?というかありえません。

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(左)の画像が明朝のみで、(右)の画像がゴシックのみです。こうやってご覧いただいてもビジネス文書に関してhあ基本的には明朝ゴシックが良いと思います。

「明朝」と「ゴシック」の違い

明朝とゴシックイメージ@complesso.jp

明朝とゴシックは同じ文字サイズでも大きさや太さが全然違います。基本的にはゴシックの方が大きく、太く見えます。明長はどちらかというと重みある、重みを持たせたい書類に多く使われます。逆にゴシックは少し柔らかいちょっとしたお知らせなどに使われます。例えば、異動の連絡などの書類は明朝体で書かれている文書が多いですが、休業の連絡などはゴシック体で作られた文書の時もあります。文書や書類の内容に合わせて明朝がゴシックかは選んでください


フォント以外の気をつけポイント

見出しと本文など、メリハリを意識する

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

こちらも大事な要素です。文字サイズ、太さなどでメリハリのある読みやすい書類を作るように心がけてください。
タイトルや見出しには太文字で少し大きめの文字サイズがおすすめです。ただ、ここで重要なのが明朝(特にMS明朝)は太字にしたところでプリントアウトすると大して太さがかわらないのです。ですので、タイトルや見出しにはあえてゴシックを使うというのもありです。

文章中でもメリハリを意識する

文章全てを太文字にするのはおすすめしません。強調したい単語や箇所だけを太字にするなどにしてください。特に強調したい箇所がない場合はあえて太文字にする必要はありません。
意味もなく太文字にするとあやまったニュアンスを相手に与えてしまう可能性があります。


文章全てを太文字イメージ

文章全部が上記の画像のように太字だと、重たいです。というか見辛さもなかなかのものです。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

タイトルを強調して見やすさレベルをアップさせました。ただ用件がだらだらと書かれている書類に比べるとかなり見やすくなったと思います。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

さらに文字の太さなどメリハリを付けました。これくらいでビジネス文書としては充分だと思います。

なぜ見やすくなったのかのポイントを解説

タイトルや大事な箇所は太く大きくする

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ

タイトルや文書中で特に大事なところ、またしっかりと相手に伝えたいところの文字は太く・大きい文字にします。ちなみにタイトルとは大見出し・中見出し・小見出しなどがありますが、全てサイズを変えておくと見やすくなります。文書や書類の構造を考えながらメリハリをつけてください。

長めの文章は明朝系の書体にする

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

さきほども少しふれましたが、長い文章は明朝系の書体の方が読みやすいです。理由としては明朝系の書体は細いためはっきり見えて目が疲れにくいためです。数行を超える文章については明朝系の書体をおすすめします。

配置を工夫する

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

文字や文章の配置なども工夫して使えばメリハリの効いた書類になります。上の画像のようにきちんとに伝えたい事項については、はっきりと分けて表示する方がいいでしょう。

「ホチキスでの留め方」や「クリアファイルなどでのまとめ方」

ホチキスイメージ@complesso.jp

ホッチキスの留め方

ホチキスでの留め方イメージ@complesso.jp

普段、会議書類やお客様への書類を何気なくホチキスで留めていますが、正しいかどうかあまり考えずに留めていることも多いです。実は正式に決まっているようです。

一箇所留めの時は縦向きと横向きでは留める位置が違います。

留める箇所の違い

縦向き横向き留める位置イメージ

横型の書類の場合でも、右上に留めるのを知らずに縦の書類と同じように左上をホチキスで留めているケースも多々見かけますので注意してください。

縦型の書類の場合

左上に右上り45°

横型の書類の場合

右上に右下がり45°


2箇所留め

2箇所留めのホチキスイメージ

2箇所留めの時はバランスが悪いとページを開いた時に感触がよくありません。こちらはあくまで、基準なので書類の読みやすさや扱いやすさ、またメモをとる書類の場合などで少し工夫して留めてください。書類を読む相手のことを考えて留めましょう。

封筒の宛名書きと差出人の書き方

封筒の宛名書きと差出人の書き方イメージ

最近ではビジネスでもプライベートでもメールという形を取ることが多く、仕事上の書類を送る場合でも事務の方に出しておいてもらったり、冠婚葬祭などのプライベートでもリストを渡せば業者さんが書いてくれたりして、自分で書かなくても良い機会がほとんどです。

しかし、いつ何時、自分で書く立場になる時がくるかもしれません。なんとなくはわかっていても正式ではないかもしれません。先方に失礼になったり、自分も恥ずかしい思いをすることにもなりかねません。
そこで封筒の宛名書き、裏面の書き方などについてもご紹介します。

封筒の種類

封筒の種類は縦、横型、サイズや色、素材などでいろいろありますが、今回は普通のA4三つ折り書類が入る「長形3号」というタイプの書き方です。
このタイプも縦型のもの、横型のものと2パターンあります。
郵便番号・住所・会社名・部署名・名前、差出人の郵便番号・住所・会社名・名前をどこにどんな風に書くか見ていきましょう。

縦書きの宛名と裏面の書き方

配置イメージ

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

各要素の配置イメージは上の画像のようになります。各要素ごとにポイントを見ていきます。

住所は右上から書き出し

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縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

郵便番号の記入枠の右端に合わせて、一文字くらいの余白を空けて書き出します。
住所はビル名や階数など含むと長いものも、1行で書ける短いものもありますが、なるべく2行にして書きましょう。視覚的にきれいに見えます。住所の番地は漢数字で書きます。

宛て先の会社名

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縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ

宛先の会社名は住所から1文字分下げて書き出しとバランスが整って見えます。社名はいわゆる前株とか後株などと言われる領収書などでよく使う「(株)〇〇〇〇」ではなくきちんと「株式会社〇〇〇〇」と明記しましょう。部署名や役職名もわかっている場合は省略せずにしっかりと書きましょう。

名前

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縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ

名前の書き出し位置は会社名と揃えましょう。見本は役職名や部署名を名前の上に書いてありますが、役職名や部署名が「〇〇統括マネージャー」など長い場合は会社名から行替えをして並べます。
名前は文字ごとの間隔を空けてバランスよく書いてみましょう。

裏面はふたに糊付けをしたら〆を

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縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

裏面はふたに〆をつける時は×に見えないように注意しましょう。
絶対につけなければいけないわけではありませんが、書類として正式な形になります。これは「確かに封を致しました」というしるしです。他には「封」という字を書く場合もあります。

差出人の郵便番号、住所、社名、名前は左下にまとめます。

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縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

自分の住所と会社名・部署名・名前を封筒の左下に書きます。下側を揃えるときれいに見えます。
表書きの宛名より差出人の名前が大きくならないように書きましょう。
もし封かん日を入れる場合は、左側に書きます。便せんの後付けに日付を入れるとともに、封筒に封かん日を書いた方がより丁寧です。

よこ書きの宛名と裏面の書き方

配置イメージ

よこ書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

横書きの宛名と裏面の書き方の各要素の配置イメージです。横書きについても順番に各要素の書き方を見ていきます。

切手は右上に貼ります。

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よこ書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

切手の貼る位置については私も間違っていたことがありました。切っての貼る位置は横書き封筒の場合右上です。

行替えの様式などは縦書きの時と同じです。

郵便番号は見本では枠を入れておりますが、横型のもの、洋封筒などは枠のないものが多いので書き出しに気をつけたいですね。
縦書きと違うところは住所の番地などの数字は漢数字ではなく算用数字を使いましょう。文字を開ける間隔や揃える箇所など、気をつけるときれいに見えます。

敬称のつけ方に気をつけましょう。

お名前に役職名をつける時に封筒の宛名の場合は「〇〇〇〇 課長 様」と名前の後につけて書くのは正当とは言えません。
会社名、部署名、役職名と書いた後、名前を書きましょう。「課長 〇〇〇〇 様」が正しい表記です。

封かん日を入れる場合は左側に書きます。便せんの後付けに日付を入れるとともに、封筒に封かん日を書いた方がより丁寧です。

最後に

今回はビジネスで使う封筒の書き方でした。
業務で送る文書や書類などは宛名シールを貼ることも多いですが、手書きで書かれていると一味違うと思います。

今回説明した内容ははあくまで一例です。内容や出す相手、会社の封筒などによって書き方も変わってくるかもしれません。そこは臨機応変にお願いいたします。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

ビジネスのルールとマナー 【社外文書のルールとマナー】 取引先へのビジネス文書の書き方とポイント 表面がたて型・裏面が横型で違う両面印刷イメージ@complesso.jp 紙の向き!表面がたて型・裏面が横型で違う両面印刷の上下ってすぐわかりますか?