契約書袋とじ・紙とじ・製本の方法。見積書・仕様書・書類にも。

契約書や見積書、仕様書、書類などの袋とじ・紙とじ・製本の方法、製本テープが手元になくてもできる簡単な袋とじの説明です。普通の白い紙を使って背表紙をつけるように閉じる方法です。

袋とじの目的

契約書が複数枚にまたがるようなケースでは袋とじをするのが普通だと思ってる方もお見えだと思いますが、実はこの袋とじ、特にやらなくてはいけないという決まりはないのです。2,3枚なら弊社の場合はやっておりません。これは法的にも何の問題もないそうです。

袋とじをした方が良いケース

では、袋とじをやった方が良いケースは?と言われると、単純に契印(押印)する箇所が袋とじしない場合より減るケースです。つまり袋とじというのはお客様や相手の立場にたって考えたときに手間をとらせないようにという点で判断すれば良いと思います。あとは閉じてあった方がそれっぽいとかの判断でも良いと思います。

袋とじをさけるために

・両面印刷する
・紙サイズを大きくする(A4をA3になど)
・文字のサイズを小さくするなど書類を工夫して作成する

お手軽袋とじの方法

こちらの説明をご覧いただく前にテープ自体を作るのはめんどくさいという方にはAmazonやお近くのオフィス用品店で袋とじ製本テープを購入してください。

袋閉じ完成品

契約書より少し大きい紙を用意する

上下にのりしろの分が契約書より大きい紙を上の図のようにカットしましょう。まっすぐかなと気にして、切り抜く時に鉛筆などでがっつり線を書いてしまうと後で汚く見えてしまうこともあるので注意!なるべく折り目などでラインがわかるようにした方がいいと思いました。

袋閉じ-用意するものイメージ@complesso.jp

契約書をホチキスで止める

あまり内側にホチキスを止めると袋とじをかぶせる分を多くしなくてはいけなくなるので3〜4ミリくらいの位置で止めましょう。

袋閉じ-ホチキスで留めるイメージ@complesso.jp

のりをつけてホチキスにかぶせるように貼る

下の画像のようにかぶせた「A」の裏側にのりがついています。くれぐれも「B」の裏側にまでのりがはみ出ないように注意しましょう。細かいですが、最後の仕上がりに影響します。

のりをつけてホチキスにかぶせるように貼るイメージ@complesso.jp

AとBの間の折り目で左に折り、裏側に巻き込むようにしていきます。

下図の「Bのうら」は「A」と重なっている状態です。ここで折った時に鉛筆の線やのりがはみ出たりしているとちょっと黒ずんできれいでなくなってしまいます。さて、仕上げです。

袋閉じ-最初の折りイメージ@complesso.jp

上下のはみ出した部分を契約書に貼り付けた後、最後の面を貼る

上下のはみ出た部分はBの上下です。最後に「C」をかぶせて完成です。糊付けした部分をのりの蓋などで軽く押さえてしわにならないようにしましょう。お客様に提出するものですから仕上がりがきれいな方がいいですよね。これならたまにしか使わない製本テープを買ってこなくてもできませんか?

袋閉じ-仕上げの折りイメージ@complesso.jp

製本テープを買ってしまおうという方は

お近くの文房具屋さん等で購入するかAmazonあたりで袋とじ製本テープを購入してみてください。

契約書など正式な書類に「契印」を押す

契約書にはページのどこかに記名押印の必要があります。ですが複数ページになる場合、記名押印のないページをいいように書き換えられたりしないため、差し替えられないよう押すのが「契印」です。

「契印」の押し方2種ご紹介します。

契約書をホチキス留めした場合

たくさんのページにならない2枚以上の契約書などはこのパターンです。

契印(袋とじ)のしかたイメージ@complesso.jp

両ページの見開きに、1つの印を半分ずつにまたがるように押します。
上に「甲」の立場の人の印、下に「乙」の立場の人の印を押します。

契約書が複数ページにわたった袋とじにした場合

契約書が何ページにもなった場合、この方法なら表紙の契印のみで済みます

契印(袋とじ)のしかたイメージ@complesso.jp

上記で紹介した袋とじで留めたのであれば、全ページの見開きに印を押す必要はありません。袋とじでつけた背表紙と契約書にまたがるように押印をします。
ここも上に「甲」の立場の人の印、下に「乙」の立場の人の印を押します。

この袋とじなら契約書の一部を差し替えようとすると、袋とじにしている背表紙をはがさなければならず、そうするとどうしても契約書が破損してしまうので、都合よく書き換えたものへの差し替えなどの不正を防ぐことができるというわけです。重要な契約書の場合は、裏表紙にも「契印」しておくと確実です。

この押し方なら10ページ以上などの場合、全ページに全ての印を押す手間もないですし、押し忘れも防止できます。

どちらの押し方も契約書の作成者が3人である場合、「甲」「乙」「丙」3人全員の印を押します。そして必ず書類内の記名押印した印と同一の印である必要があります。

契約書は正式な書類です。「契印」は絶対になくてはならないということはないそうですが、改ざんを防ぐための大事なプロセスでもあります。綺麗に押してあることに越したことはありません。段差が着くと押しにくいかもしれませんが、印の押し方も気をつけて押しましょう。

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