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契約書の製本(袋とじ・紙とじ)のやり方。見積書・仕様書・書類にも。

契約書の製本(袋とじ・紙とじ)のやり方。見積書・仕様書・書類にも。

契約書や見積書、仕様書、書類などの袋とじ・紙とじ・製本の方法、製本テープが手元になくてもできる簡単な袋とじの説明です。普通の白い紙を使って背表紙をつけるように閉じる方法です。
袋とじ設置動画も公開しました。ぜひ参考にしてください。

契約書などの製本(袋とじ・紙とじ)の目的

契約書が複数枚にまたがるようなケースでは製本(袋とじ・紙とじ)をするのが普通だと思ってる方もお見えだと思いますが、実はこの製本(袋とじ・紙とじ)、特にやらなくてはいけないという決まりはないのです。2,3枚なら弊社の場合はやっておりません。これは法的にも何の問題もないそうです。

契約書等で製本(袋とじ・紙とじ)をした方が良いケース

では、製本(袋とじ・紙とじ)をやった方が良いケースは?と言われると、単純に契印(押印)する箇所が製本(袋とじ・紙とじ)しない場合より減るケースです。つまり製本(袋とじ・紙とじ)というのはお客様や相手の立場にたって考えたときに手間をとらせないようにという点で判断すれば良いと思います。あとはとじてあった方がそれっぽいとかの判断でも良いと思います。

製本(袋とじ・紙とじ)をさけるために

製本(袋とじ・紙とじ)は手間も時間もかかりますので、できればやりたくないという方もお見えだと思います。そんな場合は、以下の方法を試してください。

・両面印刷する
・紙サイズを大きくする(A4をA3になど)
・文字のサイズを小さくするなど書類を工夫して作成する

お手軽製本(袋とじ・紙とじ)の方法

袋閉じ完成品

こちらの説明をご覧いただく前にテープ自体を作るのはめんどくさいという方にはAmazonやお近くのオフィス用品店で袋とじ製本テープを購入してください。

契約書より少し大きい紙を用意する

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上下にのりしろの分が契約書より大きい紙を上の図のようにカットしましょう。まっすぐかなと気にして、切り抜く時に鉛筆などでがっつり線を書いてしまうと後で汚く見えてしまうこともあるので注意!なるべく折り目などでラインがわかるようにした方がいいと思いました。

契約書をホチキスで止める

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袋閉じ-ホチキスで留めるイメージ@complesso.jp

あまり内側にホチキスを止めると袋とじをかぶせる分を多くしなくてはいけなくなるので3〜4ミリくらいの位置で止めましょう。

のりをつけてホチキスにかぶせるように貼る

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のりをつけてホチキスにかぶせるように貼るイメージ@complesso.jp

下の画像のようにかぶせた「A」の裏側にのりがついています。くれぐれも「B」の裏側にまでのりがはみ出ないように注意しましょう。細かいですが、最後の仕上がりに影響します。

AとBの間の折り目で左に折り、裏側に巻き込むようにしていきます。

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袋閉じ-最初の折りイメージ@complesso.jp

下図の「Bのうら」は「A」と重なっている状態です。ここで折った時に鉛筆の線やのりがはみ出たりしているとちょっと黒ずんできれいでなくなってしまいます。さて、仕上げです。

上下のはみ出した部分を契約書に貼り付けた後、最後の面を貼る

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袋閉じ-仕上げの折りイメージ@complesso.jp

上下のはみ出た部分はBの上下です。最後に「C」をかぶせて完成です。糊付けした部分をのりの蓋などで軽く押さえてしわにならないようにしましょう。お客様に提出するものですから仕上がりがきれいな方がいいですよね。これならたまにしか使わない製本テープを買ってこなくてもできませんか?

作業は以上です。あとは消しゴムなどで、優しくのりのはみ出しなどを消すとよりきれいに仕上がるでしょう。力を入れすぎないように。

契約書など正式な書類に「契印」を押す

契約書にはページのどこかに記名押印の必要があります。ですが複数ページになる場合、記名押印のないページをいいように書き換えられたりしないため、差し替えられないよう押すのが「契印」です。

「契印」の押し方2種ご紹介します。

契約書をホチキス留めした場合

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契印(袋とじ)のしかたイメージ@complesso.jp

たくさんのページにならない2枚以上の契約書などはこのパターンです。両ページの見開きに、1つの印を半分ずつにまたがるように押します。上に「甲」の立場の人の印、下に「乙」の立場の人の印を押します。

契約書が複数ページにわたった製本(袋とじ・紙とじ)にした場合

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契印(袋とじ)のしかたイメージ@complesso.jp

契約書が何ページにもなった場合、この方法なら表紙の契印のみで済みます。全ページの見開きに印を押す必要はありません。袋とじでつけた背表紙と契約書にまたがるように押印をします。ここも上に「甲」の立場の人の印、下に「乙」の立場の人の印を押します。

袋とじなら契約書の一部を差し替えようとすると、袋とじにしている背表紙をはがさなければならず、そうするとどうしても契約書が破損してしまうので、都合よく書き換えたものへの差し替えなどの不正を防ぐことができるというわけです。重要な契約書の場合は、裏表紙にも「契印」しておくと確実です。

袋とじなら10ページ以上などの場合、全ページに全ての印を押す手間もないですし、押し忘れも防止できます。

どちらの押し方も契約書の作成者が3人である場合、「甲」「乙」「丙」3人全員の印を押します。そして必ず書類内の記名押印した印と同一の印である必要があります。

契約書は正式な書類です。「契印」は絶対になくてはならないということはないそうですが、改ざんを防ぐための大事なプロセスでもあります。綺麗に押してあることに越したことはありません。段差が着くと押しにくいかもしれませんが、印の押し方も気をつけて押しましょう。