Excel(エクセル)、Word(ワード)、PowerPoint(パワーポイント)の基本の共通操作 Officeの使い方

Officeの基本の共通操作@complesso.jp

オフィスの基本操作を書き留めておきます。
オフィスのエクセルとワード、そしてパワーポイントは共通する操作が幾つかあります。
今回は3つのソフトで使用方法が一緒のものをご紹介します。
画像はエクセルでの操作で表現していますが、他の2つも同じタブや名前で操作できるようになってます。

ファイルを開く

既存のデータの保存場所からファイルを開くいろいろな方法。

ソフトを立ち上げて下記の画面からなら下の方にある「他のブックを開く」をクリック

office2013の基本イメージ@complesso.jp

データの保存されているフォルダからデータを開きます。

office2013の基本イメージ@complesso.jp

新規ページの空白のbookや他の既存データを開いていたら左上の「ファイル」タブをクリックし、左のメニューから「開く」をクリックする。
画面上の「コンピューター」を選択し、「参照」のボタンをクリックするとPC上のデータを探すことができます。

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既存のデータを別データで保存

上記の各「開く」の時のファイルを選択。「開く」ボタンの右側にある▼マークをクリック

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その中から「コピーとして開く」を選択すれば名前に「コピー」とついた既存のデータを上書きすることなく開くことができます。名前は後で変更しましょう。

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「最近使ったファイル」や「最近使用したフォルダー」

「ファイル」タブを選択すると「最近使ったファイル(ブック)」や「最近使用したフォルダー」など頻繁に使ったりするデータを表示してくれます。常に使うデータならここから開く方が早いでしょう。

office2013の基本イメージ@complesso.jp
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PCのタスクバーのアプリのアイコンを右クリックすると最近使ったデータの名前なども表示されますので、そこから開くのも早いです。

Office2003などの古いデータを新しいOfficeで使う

Office2003以前のデータをまず開く

開いたデータの名前に「互換モード」がついています。

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左端の「ファイル」のタブを表示させます。

ファイルタブのメニューの中から「情報」を表示すると「互換モード」の「変換」ボタンがあるのでクリック。

officeの基本操作イメージ@complesso.jp

確認メッセージが出ます。

確認メッセージなどが現れますので、それぞれのアプリやデータに合わせて「OK」など選択しましょう。

Officeの基本の共通操作イメージ@complesso.jp
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この図はエクセルです。パワーポイントやワードも基本は同じですが細かな確認メッセージが違います。データに合わせて選択してください。

古いバージョンのままでも使えるようにする

「互換モード」で変換しない

既存の2003データを開き「ファイル」タブから「名前をつけて保存」を選びます。「ファイル名」の下の「ファイルの種類」の「Excel 97-2003ブック」を選択してください。

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「保存」をクリックすれば旧バージョンのままで保存ができます。

ただし、新しいバージョンで使っていると「互換性チェック」の確認画面が出てきます。メッセージを確認して選択していきましょう。

PDFで保存する

作成した書類をPDF化してメールで送りたい時もスピーディーに対応できます。

「ファイル」タブを開く

データを作成し、保存したらそのまま「ファイル」タブへ移動します。

左のメニューから「エクスポート」を選択。PDF作成のボタンが表示されるのでクリックします。

エクセルの基礎イメージ@complesso.jp

保存先と設定をする

保存先を選択し、ファイル名を決定します。

必要があればPDFの最適化を選択します。どちらを選択するかは状況に合わせましょう。

「標準(オンライン発行および印刷)」 画質が良く高品質でファイルサイズは大きくなります。出力をするときなどきれいな画質で出力できます。
「最小サイズ(オンライン発行)」 低画質ですが、ファイルサイズが軽くなりますのでメールなどの添付には最適です。

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オプションを設定する

ページ範囲や作成したページを何ページ分PDFを作るかなど該当する項目を設定します。

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PDFが作成されます。

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以上の機能はエクセルとワード、パワポと共通した機能です。それぞれのアプリで迷うことなく活用していきましょう。

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