読みやすいビジネス文書の作り方 整った書類を作成するコツ

2018/06/08仕事・ビジネス
読みやすいビジネス文書の作り方 整った書類を作成するコツ

普段何気に作っているビジネス書類ですが、実はいろいろと決まりや常識があります。今回はそんなビジネス書類の作り方から留め方、封筒の書き方まで紹介いたします。

1.かっこよい・見やすい書類を作るには?

ビジネスで使用される普通の書類、自分で0から作り始めるとなんかバランスが悪いような気がしてきませんか?普段配布されたり、人からもらったものを何気なく見ていても自分で作り始めると結構時間かかったりしてしまいます。

書類の見た目って気になりませんか?デザイン制作物ではないのでそこまで厳しく、細かく言われることはないと思いますが、少々気を使って作ってみてはいかがでしょうか?

今回はビジネス文書における見やすい文書のポイントをまとめてみます。

おすすめのフォントは「明朝」と「ゴシック」

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

こんな感じの一例を作ってみました。書体を3〜4種使ってあります。この画像ではあまり気にならないかもしれませんが、書体がいろいろありすぎると帰って見づらくなってきます。

だいたいWordなどで使う書体は「MS明朝」「MSゴシック」などが一般的です。
正式な書類であるビジネス書類に「ポップ体」などはありえないですよね?

ポップ体書体イメージ@complesso.jp

これはない・・・。

基本的には「明朝」と「ゴシック」になると思います。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

(左)明朝のみ (右)ゴシックのみ

明朝とゴシックイメージ@complesso.jp

明朝とゴシックは同じ文字サイズでも大きさや太さが全然違います。基本的にはゴシックの方が大きく、太く見えます。

見出しと本文など、メリハリを意識する

こちらも大事な要素です。文字サイズ、太さなどでメリハリのある読みやすい書類を作るように心がけてください。

タイトルや見出しには太文字で少し大きめの文字サイズがおすすめです。ただ、ここで重要なのが明朝(特にMS明朝)は太字にしたところでプリントアウトすると大して太さがかわらないのです。ですので、タイトルや見出しにはあえてゴシックと使うというのもありです。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

文章中でもメリハリを意識する

文章全てを太文字にするのはおすすめしません。強調したい単語や箇所だけ太字にするなどにしてください。特に強調したい箇所がない場合はあえて太文字にする必要はありません。

意味もなく太文字にするとあやまったニュアンスを相手に与えてしまう可能性があります。

↓文章全部がこんな感じだと、重たいです。

文章全てを太文字イメージ@complesso.jp
読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

これでそれなりに体裁に整った書類ができました。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

ポイントは

タイトルや大事な箇所は太く大きく

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

長めの文章は明朝の細い書体の方が読みやすいでしょう。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

本当に伝えたい事項ははっきりと分けて表示する方がいいでしょう。

読みやすいビジネス文書の作り方イメージ@complesso.jp

あとは、文字の配置なども工夫して使えばメリハリの効いた書類になります。

2.「ホチキスでの留め方」や「クリアファイルなどでのまとめ方」

ホチキスイメージ@complesso.jp

普段、会議書類やお客様への書類を何気なくホチキスで留めていますが、正しいかどうかあまり考えずに留めていることも多いです。

 実は正式に決まっているようです。

ホチキスでの留め方イメージ@complesso.jp

一箇所留めの時は縦向きと横向きでは留める位置が違います。

縦向き横向き留める位置イメージ@complesso.jp

●縦型の書類の場合は左上に右上り45°

●横型の書類の場合は右上に右下がり45°

横型の書類の時、右上に留めるのを知らずに縦の書類と同じに左上に留めていたことがありました。

2箇所留めのホチキスイメージ@complesso.jp

↑縦の上下中心

2箇所留めの時はバランスを悪いとページを開いた時に感触が悪いです。

こちらはあくまで、基準なので書類の読みやすさや扱いやすさ、またメモをとる書類の場合などで少し工夫して留めてください。
書類を読む相手のことを考えて留めましょう。

3.封筒の宛名書きと差出人の書き方

ビジネスでもプライベートでも、近年はメールという形を取ることが多く、仕事上の書類を送るのも事務の方に出しておいてもらったり、プライベートでも冠婚葬祭などではリストを渡せば業者が担ってくれたりして、自分で書くということをしなくても。

封筒の宛名書きと差出人の書き方イメージ@complesso.jp

しかし、いつ何時、自分で書く立場になる時がくるかもしれません。なんとなくはわかっていても正式ではないかもしれません。

先方に失礼になったり、自分も恥ずかしい思いをすることにもなりかねません。
封筒の宛名書き、裏面の書き方などご紹介します。

封筒の種類

封筒の種類は縦、横型、サイズや色、素材などでいろいろありますが、今回は普通のA4三つ折り書類が入る「長形3号」というタイプの書き方です。

このタイプも縦型のもの、横型のものと2パターンあります。

郵便番号・住所・会社名・部署名・名前、差出人の郵便番号・住所・会社名・名前をどこにどんな風に書くか見ていきましょう。

縦書きの宛名と裏面の書き方

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

配置はこのようになります。

住所は右上から書き出し

郵便番号の記入枠の右端に合わせて、人も自分の余白を空けて書き出します。

住所はビル名や階数など含むと長いものも、1行で書ける短いものもありますが、なるべく2行にして書きましょう。視覚的にきれいに見えます。

住所の番地は漢数字で書きます。

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

宛て先の会社名

宛先の会社名は住所から1文字分下げて書き出します。バランスが整って見えます。社名はいわゆる前株とか後株などと言われる領収書などでよく使う「(株)〇〇〇〇」ではなくきちんと「株式会社〇〇〇〇」と明記しましょう。部署名や役職名もわかっている場合は省略せずにしっかりと書きましょう。

名前

名前は会社名と揃えましょう。見本は役職名や部署を名前の上に書いてありますが、部署や役職名が「〇〇統括マネージャー」など長い場合は会社名から行替えをして並べます。

名前は文字ごとの感覚を開けてバランスよく書いてみましょう。

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

裏面はふたに糊付けをしたら〆を

裏面はふたに〆をつける時は×に見えないように注意しましょう。

絶対につけなければいけないわけではありませんが、書類として正式な形になるとのこと。これは「確かに封を致しました」というしるしです。他には「封」という字を書くのもありです。

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

差出人の郵便番号、住所、社名、名前は左下にまとめます。

自分の住所と会社名・部署名・名前を封筒の左下に書きます。下側を揃えるときれいに見えます。

表書きの宛名より差出人の名前が大きくならないように書きましょう。

もし封かん日を入れる場合は、左側に書きます。便せんの後付けに日付を入れるとともに、封筒に封かん日を書いた方がより丁寧です。

縦書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

よこ書きの宛名と裏面の書き方

よこ書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

切手は右上に貼ります。

これは私も間違って貼ってたことがありますが、右上だそうです。

よこ書きの宛名と裏面の書き方イメージ@complesso.jp

行替えの様式などは縦書きの時と同じです。

郵便番号は見本では枠を入れておりますが、横型のもの、洋封筒などは枠のないものが多いので書き出しに気をつけたいですね。

縦書きと違うところは住所の番地などの数字は漢数字ではなく算用数字を使いましょう。文字を開ける間隔や揃える箇所など、気をつけるときれいに見えます。

敬称のつけ方に気をつけましょう。

お名前に役職名をつける時に封筒の宛名の場合は「〇〇〇〇 課長 様」と名前の後につけて書くのは正当とは言えません。

会社名、部署名、役職名と書いた後、名前を書きましょう。

封かん日を入れる場合は左側に書きます。便せんの後付けに日付を入れるとともに、封筒に封かん日を書いた方がより丁寧です。

と、いうことでビジネスで使う封筒の書き方でした。

業務で送る文書などは宛名シールで送られる場合なんかも多いとは思いますが、手書きで書かれていると一味違うと思います。

これはあくまで一例であります。内容や出す相手、会社の封筒などによって書き方も変わってくるかもしれません。そこは臨機応変にお願いいたします。

ぜひ参考にしてみてくださいね。